志書編纂的基本步驟
第一步:志書篇目的制定。
如果把志書編寫比作建造高樓大廈的話,那么,篇目就是志書的設(shè)計(jì)藍(lán)圖,是纂寫的提綱,也是搜集資料的向?qū)?。制訂一個(gè)比較科學(xué)的篇目,可以作為收集資料的路徑,指導(dǎo)志書資料收集工作,做到有的放矢,收到事半功倍的效果。但是,制訂篇目是一個(gè)十分復(fù)雜的問題,篇目擬訂得好,編纂工作路路通暢,篇目擬訂不科學(xué),則會(huì)導(dǎo)致編纂思緒雜亂,矛盾層出不窮,嚴(yán)重影響編寫志書的進(jìn)程。
篇目的制定可分三個(gè)階段進(jìn)行:一是為指導(dǎo)資料搜集的篇目。這一階段的篇目主觀成分居多,是編者對(duì)未來志書的設(shè)想,也可以叫理論模式。這時(shí)的篇目又可以叫做搜集資料的提綱;二是試寫篇目。這時(shí)的篇目已有大量客觀成分加入,根據(jù)搜集到的資料逐步掌握的實(shí)際情況,對(duì)第一階段的篇目進(jìn)行修訂,增加設(shè)想中沒有的內(nèi)容,這時(shí)的篇目成為編寫志稿的志綱;三是定型篇目,即志書目錄,這時(shí)的篇目在編寫過程中將篇、章、節(jié)間的交叉、缺漏或歸屬不當(dāng)?shù)膬?nèi)容進(jìn)行調(diào)整,對(duì)各層標(biāo)題進(jìn)行加工,趨于完整,這時(shí)的篇目成為志書的目錄。
制定篇目時(shí)要遵守三項(xiàng)基本原則:
①橫分門類原則:橫分門類,縱述史實(shí),是志書的最大特點(diǎn)?!皺M”就是以事業(yè)構(gòu)成的基本要素作為分類的基礎(chǔ)?!翱v”就是以時(shí)間段落作為分類基礎(chǔ)。
②囊括全部的原則:囊括全部,在篇目上的要求就是橫不缺項(xiàng)。要做到囊括全部,首先要了解行業(yè)內(nèi)有哪些部門,每個(gè)部門的業(yè)務(wù)范圍是什么,要做調(diào)查研究,否則容易缺項(xiàng)。其次,在了解本事業(yè)所囊括的所有業(yè)務(wù)范圍后,要進(jìn)行篩選,將那些非本專業(yè)的、附屬的去掉。
③突出特色原則:這里涉及到一個(gè)矛盾的普遍性和特殊性關(guān)系的問題,也就是共性和個(gè)性問題。對(duì)地方志來說,共性的內(nèi)容可以作為背景,交代大環(huán)境;個(gè)性是一個(gè)地方具體的發(fā)展歷程,放在共性的大背景下寫出自己具體是怎么做的,做得怎么樣,這是地方志的基本要求,否則就沒有地方特色,就不能成其為地方志。
第二步:資料收集整理。
在志書篇目框架基本擬定之后,其中最重要的一個(gè)工作之一,就是要努力做好資料工作。概括地說,資料是修志的基礎(chǔ),是志書的生命。俗話說“磨刀不誤砍柴工”“工欲善其事,必先利其器”。因此,資料工作做得好不好,關(guān)系到志書質(zhì)量的高低,關(guān)系到修志的成與敗。
1、凡屬一個(gè)地方或部門在志書斷限內(nèi)各個(gè)方面重要的、有價(jià)值的資料,都要收集。
就資料的來源來分,有文字資料、實(shí)物資料、口頭資料和其他資料,其中文字資料占主導(dǎo)地位。
①文字資料,也叫文獻(xiàn)資料,主要包括:一是檔案。這是歷史活動(dòng)的原始記錄,內(nèi)容豐富,包涵面廣,資料可靠,收藏集中。這是修志收集資料的主要來源。二是圖書。凡是有關(guān)本地區(qū)、本部門歷史現(xiàn)狀的重要內(nèi)容的圖書,都應(yīng)該收集查閱。三是報(bào)刊?,F(xiàn)在報(bào)紙刊物很多,重要活動(dòng)、重大事件都及時(shí)作了報(bào)導(dǎo),這也是歷史活動(dòng)的記錄,是我們修志資料的重要來源。此外,還有日記、筆記、函電、手稿、講稿以及章程、條例及家譜、族譜等。
②實(shí)物資料,是指具有歷史價(jià)值的歷代實(shí)物,包括遺址、遺跡和文物兩個(gè)方面。遺址是歷史建筑物的所在地,遺跡是前人留下的具有歷史意義的痕跡。文物有古代的傳世文物和出土文物。此外,還有碑刻等。實(shí)物資料都很珍貴,也很可靠。
③口頭資料,也叫口碑資料,也稱“活”資料,這是保存在當(dāng)事人或知情人的記憶中的資料,以及在群眾中口頭流傳的資料,包括知情人的回憶錄、民歌民謠、民間諺語、民間傳說等,這些資料也要收集,并加以考證核實(shí)。
④其他資料,包括繪制的圖像、拍攝的照片、微縮膠卷、膠片和錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等,也是歷史活動(dòng)和社會(huì)現(xiàn)象的真實(shí)記錄,也要注意收集。
2、收集資料的方法:
①發(fā)動(dòng)系統(tǒng)內(nèi)部廣泛參與修志工作。要明確修志工作不僅僅是本單位修志機(jī)構(gòu)的事,而是全系統(tǒng)或單位需要共同參與的工作。
②外出查訪。以外出查閱、走訪、座談等形式收集資料。
③行文征集。對(duì)難度較大的資料向有關(guān)人士或部門以信函的形式征集或以征稿啟事的形式向社會(huì)征集。
④利用地情資源:充分利用方志館館藏資料以及圖書館、檔案館的地情資料庫等地情資源。
⑤實(shí)地考察。是發(fā)現(xiàn)新資料和考證現(xiàn)有資料真?zhèn)蔚闹匾绞健?
3、資料收集的步驟:
①先普查后細(xì)查。先根據(jù)所收集資料的存在形式和來源,做好普查工作,編出一個(gè)資料目錄,然后再依據(jù)目錄作深入細(xì)致的查閱、收集。
②先內(nèi)后外:先從本部門現(xiàn)存資料入手,查閱本部門收藏的檔案資料,清點(diǎn)缺漏后,再有目的、有準(zhǔn)備地外出查閱搜集。
③先遠(yuǎn)后近:早期的資料往往難得,應(yīng)先著手搜集;近期資料較為齊全,可放在后一步搜集。
④先面后點(diǎn):先全方位搜集某級(jí)(部門、行業(yè))的集體資料;后搜集某一方面典型資料。
⑤先口碑后文獻(xiàn)。應(yīng)緩收文獻(xiàn)資料,迅速搶救活資料。
⑥先文字后實(shí)物。文字記載不全或有疑問,再進(jìn)行實(shí)地考察。
⑦先易后難。先收集那些省時(shí)省力、易查易找的資料,在確實(shí)無法找到直接資料的情況下,再進(jìn)行間接資料的收集。
當(dāng)然,在條件允許的情況下,有些步驟可以同時(shí)并舉或交叉進(jìn)行。有時(shí)為了弄清一個(gè)問題,往往需要反復(fù)查訪,因此要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則,不要先入為主,執(zhí)一而是。原始資料的搜集量(字?jǐn)?shù))與入志資料的錄入量(字?jǐn)?shù))之比大約為 15~ 30: 1。如編纂一部 100萬字的志書,至少應(yīng)搜集 1500萬字以上的原始資料。每部志書資料搜集工作約占志書編纂工作時(shí)間的 15%,但資料的搜集與補(bǔ)充,應(yīng)伴隨志書編纂全過程。
4、資料的整理。為了使收集來的各類資料系統(tǒng)化,當(dāng)志書某一類目資料基本收集齊全時(shí),就應(yīng)及時(shí)按志書篇目中相關(guān)類目的章、節(jié)、目進(jìn)行整理匯編工作。一般有三種:一是資料匯集。即把同類的原始資料進(jìn)行初步篩選和集中,用稿紙抄寫出來,標(biāo)以按志書篇目相關(guān)的章節(jié)目標(biāo)題,打印裝訂。這種資料雖較系統(tǒng)化但仍保持著原始性。二是資料匯編。即在資料匯集的基礎(chǔ)上,對(duì)資料進(jìn)行排比、篩選、補(bǔ)缺、考證、修飾加工等,使其進(jìn)一步條理化,使事物的始末一目了然,并按志書篇目分類將資料打印裝訂好。資料的匯編又分為匯編和長(zhǎng)編兩種,以事為序的稱匯編;以時(shí)為序的稱長(zhǎng)編。兩者都是資料向志書初稿過渡的橋梁。三是專題資料匯編。這是在匯編或長(zhǎng)編的基礎(chǔ)上再次加工提煉,并采用語體文記述體編寫的專題文章。這種文章記述事物發(fā)端、發(fā)展、變化的全過程,并能彰明因果,揭示規(guī)律等。因此,它已是志書初稿的毛坯。
第三步:條目的撰寫。
按照志書編寫行文規(guī)范,統(tǒng)一設(shè)置是卷、章、節(jié)、目層次,章節(jié)為虛設(shè),以目為記述實(shí)體。志前設(shè)概述,章下設(shè)章下述。概述要求從事物的發(fā)端寫到我們的下限,也就是 2013年底。章下述要求從事物的發(fā)端寫到我們的下限。節(jié)下分列條目,可分為三種條目:綜合性條目、主體性條目、典型性條目。
(一)綜合性條目。綜合性條目的寫法要求“提要鉤玄”(提要:指出綱要;鉤玄:探索精微。精辟而簡(jiǎn)明地指明主要內(nèi)容),主要是將全節(jié)各部分的精要概括提煉,俯瞰全節(jié),勒其概況,起著導(dǎo)讀和“窗口”的作用。
(二)主體性條目。所謂主體性條目是一節(jié)之主體內(nèi)容。以教育為例,可分為學(xué)前教育、小學(xué)教育、中學(xué)教育、高等教育、成人教育、職業(yè)教育等主體性內(nèi)容。其中學(xué)前教育、小學(xué)教育、中學(xué)教育、高等教育、成人教育、職業(yè)教育就是教育所含的主體性條目。
主體性條目要按事物的發(fā)展順序?qū)⑹挛锏陌l(fā)端、沿革和現(xiàn)狀進(jìn)行豎寫。常用的豎寫方法主要有以下6種。
1、依時(shí)記述法:按時(shí)間順序記述事物的發(fā)端、沿革和現(xiàn)狀。發(fā)端指在當(dāng)?shù)氐钠鹗迹槐貜娜?、全?guó)寫起。發(fā)端的時(shí)間屬必記項(xiàng)目,要下功夫考證清楚,記準(zhǔn)確。凡有具體年份的不用模糊數(shù)(如建國(guó)初、 20世紀(jì)初、 80年代初等)?,F(xiàn)狀指下限年份的情況,應(yīng)記得詳細(xì)一些。沿革包含發(fā)展、變化、興衰、起伏、轉(zhuǎn)折等,應(yīng)視每種事物的具體情況確定幾個(gè)階段記載。有的可按歷史時(shí)期記載;有些事物的發(fā)展變化與歷史分期沒有關(guān)系,可按事物自身特點(diǎn),找出發(fā)展變化的規(guī)律,從發(fā)展順序、挫折、轉(zhuǎn)折等方面劃分階段作縱向記述。事物自身發(fā)展的各個(gè)階段,要注重選用開創(chuàng)性、標(biāo)志性材料來記載。
2、記事本末法:有的事物的發(fā)展比較簡(jiǎn)單,劃分不出階段,可采取記事本末法,完整記述事物的發(fā)生、發(fā)展和現(xiàn)狀或結(jié)果。如縣志中有記蓖麻蠶就是用的這種方法:“ 1965年從臨沂引進(jìn)試養(yǎng),在九會(huì)公社董家莊、魯村公社鄭家?guī)X村,共養(yǎng) 12盒(鐘), 1966年擴(kuò)大到 50余個(gè)村,共養(yǎng) 369盒,收皮繭 355公斤。 1967年養(yǎng) 359盒。因本縣種植蓖麻少,飼養(yǎng)期正值高溫,病害多,繭價(jià)又低, 1968年停養(yǎng)。”
3、典型排述法:不是很復(fù)雜的事物或時(shí)限較短的事物,不必或無法全面系統(tǒng)地記述事物的發(fā)端、沿革和現(xiàn)狀,僅選取興衰起伏的關(guān)鍵年份的典型事例排列記述,便能反映事物發(fā)展變化及其特點(diǎn)。
4、綜合記述法:有規(guī)律性地間隔一定時(shí)間出現(xiàn)的事物,如每年夏天的高考,每年新年春節(jié)期間的擁軍優(yōu)屬、擁政愛民活動(dòng),一年一次的人代會(huì)、征兵、文明禮貌月活動(dòng)等,不可能逐年記載,可采用綜合記述的方法,即將斷限內(nèi)各年該事物的基本情況進(jìn)行綜合,予以概括記述,同時(shí)記下某些年份的新措施、特殊活動(dòng)或優(yōu)異成績(jī)等。要注重運(yùn)用綜合資料,但要避免采用放在各地都行又都缺乏針對(duì)性的套話和泛泛記述。例如高考,可綜合記述斷限內(nèi)各年參加高考的總?cè)藬?shù)、考入各類學(xué)校的人數(shù)、錄取比例、成績(jī)和位次等,也可將有較重要價(jià)值的數(shù)字列表載入。
5、點(diǎn)面結(jié)合記述法:點(diǎn)指事物中具有突出特點(diǎn)的典型事例。面指事物發(fā)展的概貌和在一地的全面情況。面重在反映事物的廣度,點(diǎn)重在反映事物的深度。志書對(duì)某些事物進(jìn)行豎寫時(shí),先概括記載事物的綜合情況,然后選取一兩件典型事例作為重點(diǎn)記述。一些行業(yè)、事業(yè)和數(shù)量較多的事物可采用此法。如縣志記紡織工業(yè),先全面記述紡織工業(yè)的興起、發(fā)展和現(xiàn)狀,然后簡(jiǎn)記一兩家重點(diǎn)企業(yè)的概況。再如,記小學(xué)教育,先全面記述本地小學(xué)教育的歷史和現(xiàn)狀,包括學(xué)校數(shù)、畢業(yè)生人數(shù)、在校生人數(shù)、教師數(shù)、課程、教材、教學(xué)方法等綜合情況,然后簡(jiǎn)記一兩個(gè)主要學(xué)校的概況。這種點(diǎn)面結(jié)合記述法,利于從廣度和深度上反映出事物發(fā)展的全貌和特征。
6、逐項(xiàng)記述法:變化緩慢或無階段性的事物,難以記述它的歷史發(fā)展情況,而重在記述現(xiàn)狀??砂词挛锾攸c(diǎn)選取若干能顯示事物本質(zhì)的項(xiàng)目,逐項(xiàng)記述,以反映事物全貌。例如記河流,每條河的記述項(xiàng)目有名稱、發(fā)源地、流經(jīng)地式、長(zhǎng)度、流域面積、水深、流量、流速、含沙量、汛期等,通過對(duì)以上各項(xiàng)的記述,便把一條河的全面情況清楚地反映出來。
(三)典型性條目。為了加深記述深度和志書的閱讀性,可將一些重大成就、新生事物、典型經(jīng)驗(yàn)、工作法、重大事件、重要會(huì)議及活動(dòng)等做為典型性條目。重大成就、新生事物、典型經(jīng)驗(yàn)、工作法、重大事件、重要會(huì)議及活動(dòng)等組成的條目就是典型性條目。
第四步:初稿的編寫。
根據(jù)首屆修志的工作經(jīng)驗(yàn),把編寫初稿操作要領(lǐng)概括為《編寫志稿四步曲》。
(一)以篇目為導(dǎo)向,搜集編排資料。以檔案、書籍資料為主,年度總結(jié)、工作報(bào)告、行業(yè)年鑒和志書等。復(fù)印編排或掃描轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù),直接進(jìn)行同類歸并,大量資料并不需要再去爬格抄寫。歸并也就是緊扣篇目主題排列資料。
(二)按體例章法要求,濃縮資料。以時(shí)為序,忌插敘倒敘,但也不能編成流水賬,最好是將所復(fù)印或掃描的原始資料直接刪去無用段落后按時(shí)序進(jìn)行排列調(diào)整。
(三)按文體文風(fēng)要求,規(guī)范文稿。刪去原始資料中夾雜的背景介紹、總結(jié)語言、教科書式解釋、評(píng)價(jià)議論、宣傳報(bào)道詞句、夸張渲染性大話套話等等,用史實(shí)數(shù)據(jù)支撐,不要空話、程式化,按文風(fēng)技術(shù)要求規(guī)范語言文字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
(四)反復(fù)修改擠水分,概括綜合。按照“惜墨如金”“一字不多,一字不少”“多一字則繁,少一字則殘”等傳統(tǒng)要求,反復(fù)擠水分,斟酌字詞準(zhǔn)確性,做好必要的提煉概括和數(shù)據(jù)綜合等等。
第五步:總纂,即匯總成書。
總纂就是志書的總成。狹義的理解是對(duì)志書全部?jī)?nèi)容的統(tǒng)稿。或稱“三通”,即:通讀、通纂、通審。往往指志書的最后階段工作。廣義的總纂是指貫穿全書編纂過程的統(tǒng)籌安排,直至最終定稿。
第六步:評(píng)審。
總纂完成以后,便形成一本評(píng)議稿,并進(jìn)入修志的修改、評(píng)審階段。志書出版前的修改、評(píng)審一般需經(jīng)過一評(píng)、二審、三驗(yàn)收 3個(gè)階段。其中,上級(jí)復(fù)審要從觀點(diǎn)、史料、內(nèi)容、體例、章法、語言、文字等各方面全面審查,提出審查意見。評(píng)議階段一般需召開3~4次評(píng)稿會(huì)。
第七步:出版。
評(píng)審結(jié)束后交由出版社或天隆文化公司進(jìn)行后期的三審三校出版工作。