一、資料的收集要力求面面俱到、多多益善

充分占有資料是編好志稿的前提。要做好這項(xiàng)工作，首先必須了解部門本專業(yè)資料的范圍、內(nèi)容、存在形式和收集方法。

1.收集資料的范圍。范圍包括區(qū)域性和時(shí)間性兩個(gè)方面。在區(qū)域范圍方面，要求我們廣征博采能反映本行業(yè)、本部門全貌和特點(diǎn)的資料；在時(shí)間范圍方面，要求我們收集志書時(shí)間斷限內(nèi)的所有基本資料。比如《**縣人口志》，因第一輪修志時(shí)沒有啟動(dòng)，這次志書的斷限為1949—2005年，對(duì)1949年以前的人口狀況也要追溯，所以時(shí)間跨度就比較大。在實(shí)際工作中，我們收集了**歷史上所有時(shí)間段所記載的人口狀況資料。而《**縣工會(huì)志》是續(xù)志，只要求收集1979-2005年以內(nèi)的資料。

2.資料的存在形式 。資料的存在形式，一般而言可分為三種：即文字資料、實(shí)物資料和口碑資料。三種不同形式的資料各有自己的特點(diǎn)和價(jià)值，可以相互印證、補(bǔ)充，都是修志不可缺少的資料來源，應(yīng)盡量予以收集。

文字資料是最主要的資料。它包括檔案資料、統(tǒng)計(jì)資料、報(bào)刊資料、調(diào)查資料、書籍、文獻(xiàn)和其他資料。從檔案中收集資料，一般應(yīng)著重從各個(gè)歷史時(shí)期、各個(gè)方面的工作總結(jié)中、各種專題總結(jié)中摘取有歷史意義或有時(shí)代意義的事件和工作中突出的成就、大事，對(duì)重要事件的經(jīng)過，要注意詳細(xì)摘錄；工作計(jì)劃、工作部署作為尋找資料的線索；還要注意從所屬各部門各單位和下屬單位的書面報(bào)告、專題資料以及上級(jí)機(jī)關(guān)文件中，選取有意義的或能說明問題的資料。反映現(xiàn)實(shí)成就和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的重要資料，更要收細(xì)收全。

統(tǒng)計(jì)資料也是編寫志稿所必須的重要部分，許多情況的記述、分析、比較都必須以準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)資料為依據(jù)，或輔以必要的統(tǒng)計(jì)表格、數(shù)字、圖示，才能使問題說得充分、簡單明了。實(shí)物資料包括遺址、遺跡，文物資料，圖片、照片、圖紙、錄像等。

二輪修志的一個(gè)重點(diǎn)要求是加大圖、表、照片資料的分量。圖片、照片等，雖然不是原始實(shí)物本身，但是客觀事物的直接再現(xiàn)，具有實(shí)物的某些屬性，是形象化的資料，能夠真實(shí)地反映客觀事物的面貌和場景。它具有文字資料、口碑資料表達(dá)不了的特殊效果，涵蓋的信息量是相當(dāng)豐富的。如人口志中各個(gè)歷史時(shí)期的“人口分布圖”、“人口金字塔”和“總?cè)丝?、人口出生率、?jì)生率坐標(biāo)圖”等。僅靠文字表達(dá)不能給人形象直觀的感覺，若輔以照片、圖片，效果就更佳。收集實(shí)物資料的途徑主要有征集、購置、拍照或錄像等。口碑資料俗稱活資料，包括知情者的談話記錄、未公開的個(gè)人回憶錄、民間傳說和逸聞軼事等?？诒Y料在修志中有突出價(jià)值，有補(bǔ)史之缺、參史之錯(cuò)的作用。如在編寫有關(guān)重大事件時(shí)，文革中沒有任何文字資料，怎么辦？志書又不能斷線，只能靠采訪當(dāng)事人一些口碑資料。

3.資料收集的一般方法。一是要緊緊圍繞基本篇目制訂出比較詳細(xì)的收集提綱，然后按照收集提綱有計(jì)劃、有步驟、有目的地全面展開。按照篇目制定收集資料提綱是一個(gè)非常重要的方法，將可以使我們少走許多彎路。在收集資料過程中，如果發(fā)現(xiàn)篇目中沒有涉及的重要資料也要充分收集，反過來再對(duì)原篇目進(jìn)行檢驗(yàn)、補(bǔ)充、豐富、修正、完善，使之更加科學(xué)完善、切實(shí)可行。如人口志，筆者就是按照篇目把資料分為人口規(guī)模、人口分布、人口結(jié)構(gòu)等幾大塊去收集資料。二是在收集資料過程中，還要注意合理安排好工作步驟，把握好先后順序，以提高工作效率。要本著先普查后細(xì)查、先易后難、先內(nèi)后外、先急后緩的方法步驟，對(duì)口碑資料或即將銷毀的資料進(jìn)行發(fā)掘或搶救。筆者在實(shí)際工作中，首先是對(duì)是全面查閱單位內(nèi)部的檔案資料，再征集其下屬部門的資料，最后是進(jìn)行采訪。三是做到博采廣收，寧濫勿缺，與內(nèi)容有關(guān)系的盡可能收錄?！皩幙慑e(cuò)收一千，決不放過一條” 。

二、資料的考證和整理要力求去偽存真、詳實(shí)準(zhǔn)確

對(duì)于收集到的各種資料要辯證地分析，不可盡信，要對(duì)其進(jìn)行考證、鑒別、核實(shí)，達(dá)到去偽存真、去粗取精的整理目的。若是抱著輕視或忽視資料考訂、鑒別、核實(shí)的態(tài)度，就會(huì)影響志書內(nèi)容的真實(shí)性、精確性，降低志書的權(quán)威性、可信性。

1.資料的鑒別與考證要注重事實(shí)依據(jù)。無證不信、言必有據(jù)。要弄清一件史實(shí)，一定要注意充分掌握有關(guān)事實(shí)證據(jù)。若沒有充分的證據(jù)，不能輕信，盡量不用孤證資料。但是孤證并非絕對(duì)不能用，特別是在材料不足時(shí)，有一條孤證總比沒有好，但用時(shí)要注意，一是與其他有關(guān)的可靠史料沒有矛盾；二是內(nèi)容要合乎情理；三是使用時(shí)，在提法上要留有余地。如人口志中，**最早有關(guān)人口的詳細(xì)記載，始于明成化八年。很明顯這是一條孤證，且人們對(duì)此沒有異議，筆者就采用了。

在資料的實(shí)際考證過程中，筆者采取的方法有三點(diǎn)：一是對(duì)于考證的資料，盡量保持資料的原貌，不在原始資料上任意涂改；二是對(duì)于不完整的資料，如資料內(nèi)容缺漏或引文不全，導(dǎo)致意思上不完整，在確知其史實(shí)的情況下適當(dāng)進(jìn)行增補(bǔ)，增補(bǔ)的部分用[ ]括號(hào)，以示區(qū)別；三是在考證過程遇到疑難問題，不要輕易下結(jié)論，可先擱置一邊，注明存疑，留待進(jìn)一步考證，不擅下斷言。同時(shí)，堅(jiān)持“口碑資料服從文字資料、文字資料服從實(shí)物資料、報(bào)刊資料服從檔案資料、外部資料服從內(nèi)部資料、時(shí)遠(yuǎn)資料服從時(shí)近資料、他人口碑資料服從當(dāng)事人口碑資料”的基本原則，對(duì)真實(shí)有懷疑的資料逐一鑒別。

2.對(duì)不同類型資料的鑒別與考證。檔案資料，雖然可以作為第一手資料，但是檔案中也會(huì)有虛假記錄或因檔案記錄者的失誤造成的差錯(cuò)，所以對(duì)檔案資料也要經(jīng)過認(rèn)真考證。一份檔案資料，一般都有制成文件、機(jī)關(guān)、時(shí)間、收發(fā)文件時(shí)間、領(lǐng)導(dǎo)簽署時(shí)間、領(lǐng)導(dǎo)者簽名、機(jī)關(guān)印信等要素，通過對(duì)這些方面的鑒定，來判斷其文件內(nèi)容是否可靠。每份檔案都有其生效時(shí)間，除了檔案原件上標(biāo)明的時(shí)間外，我們還可以從檔案內(nèi)容中加以判斷，兩者對(duì)照以辨真?zhèn)?，因?yàn)樵谏r(shí)間之后發(fā)生的事件及影響就決不可能在文件內(nèi)容中出現(xiàn)。除此之外，還可以尋找其他文字資料或?qū)ぴL當(dāng)事人知情者加以核實(shí)，這樣就能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，訂正錯(cuò)誤。

報(bào)刊資料和典型材料往往對(duì)人物、事件經(jīng)過情況的報(bào)道比較詳細(xì)，但這種資料又是一種傾向性明顯的資料。各報(bào)刊及典型材料的宗旨、風(fēng)格等各異，有些事件眾說紛紜，莫衷一是，令讀者無所適從。因此，要對(duì)報(bào)刊資料和典型材料詳加考證。如計(jì)劃生育工作先進(jìn)人物曾慶初，報(bào)紙上登載的是報(bào)告文學(xué)，個(gè)人演講的是典型材料，內(nèi)容都比較豐富，且有明顯的加工意味。筆者在考證時(shí)就只能作為參考，并采訪多人進(jìn)行核實(shí)。

口碑資料來自個(gè)人口述，由于口述者記憶不清楚、認(rèn)識(shí)片面或有意回避掩飾等現(xiàn)象，會(huì)造成口述失實(shí)，可利用多種資料加以印證。圖像、照片是實(shí)物資料的一種，它們形象逼真的再現(xiàn)了歷史事件的情景，收集時(shí)要弄清資料來源，尤其是資料的說明文字或標(biāo)簽容易散失或錯(cuò)位，不能張冠李戴，鬧出笑話，損害資料的真實(shí)性?？傊瑢?duì)收集到的資料，首先要保證準(zhǔn)確無誤，避免在傳遞環(huán)節(jié)中信息失真。其次，對(duì)有問題的資料要利用其他各類資料和手段進(jìn)行考證，還事實(shí)的本來面目。

3.資料的整理。經(jīng)過考證的資料若不加以摘錄、分類和纂輯，將會(huì)造成資料的堆積、混亂，使用極為不便。整理資料的意義在于：一是熟悉資料，整理資料的過程實(shí)際上是編寫者熟悉資料并且為正式編寫進(jìn)行構(gòu)思的過程，因此這是資料工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。二是檢查資料，在熟悉資料并將資料分類的過程中，通過對(duì)資料的篩選、鑒別、調(diào)整，能發(fā)現(xiàn)資料的正誤、缺失，達(dá)到去偽存真，去粗取精的目的。三是保存資料。經(jīng)過整理將資料保存下來，不僅為編寫時(shí)提供方便，而且還為寫史、開展地情研究及咨詢服務(wù)等提供資料積累。筆者在整理資料時(shí)，首先是對(duì)資料進(jìn)行分類，其次對(duì)主要資料進(jìn)行摘錄，即進(jìn)行分類組合編排，使資料系統(tǒng)化、條理化。

資料分類是一項(xiàng)科學(xué)性、技術(shù)性兼重的工作。筆者主要根據(jù)資料內(nèi)容的屬性進(jìn)行劃分，即根據(jù)已設(shè)計(jì)好的收集資料篇目或志書篇目，給每份資料歸納一個(gè)簡要貼切的主題，再做成卡片，按主題分類保存。以人口志為例，筆者首先將資料分為“人口狀況”和“計(jì)劃生育”兩大類，再將兩大類各分為若干小類。人口狀況分為人口規(guī)模、人口分布、人口結(jié)構(gòu)、勞動(dòng)人口、人口與經(jīng)濟(jì)、婚姻家庭、人口調(diào)查等7類；計(jì)劃生育分為機(jī)構(gòu)沿革、組織管理、宣傳教育、技術(shù)服務(wù)等6類。資料按類存放，內(nèi)容相互交叉的，做上記號(hào)和說明。

為了便于查找和方便使用，筆者對(duì)重要資料還進(jìn)行了摘錄，做成卡片，即根據(jù)資料的收集情況，選擇不同的卡片摘抄。原文摘記卡，用于文獻(xiàn)資料有關(guān)原文的摘記和抄錄，包括編目、形成時(shí)間、題目、內(nèi)容、種類、資料出處、流水號(hào)、摘錄時(shí)間等。資料索引卡，用于查找書目、作者、人物等，內(nèi)容包括資料標(biāo)題和其出處，即資料源出之書刊號(hào)、起止頁、行等。書目卡，用于記載主要文獻(xiàn)收藏情況，包括書名、版本、出版日期、章節(jié)數(shù)、頁數(shù)、出版社等欄目。資料摘要卡，用自己的話概括出有關(guān)資料的內(nèi)容大意，包括文獻(xiàn)名稱、作者、形成時(shí)間，版本、內(nèi)容提要、摘錄人、摘錄時(shí)間等。在實(shí)際的編寫過程中，原文摘記卡和資料索引卡應(yīng)用較多，且比較方便。值得注意的是，摘錄資料，最好是一事一卡，如一則資料分別包括幾件事，當(dāng)另立卡片。僅在編寫人口志之前，筆者就建立了數(shù)百份卡片，不同內(nèi)容的資料用不同顏色的卡片區(qū)分，使人一目了然，用取十分方便。

三、資料的選用要力求精益求精、恰如其分

志書要選用有實(shí)用性的資料。所謂資料的實(shí)用性，指的是資料自身的實(shí)用價(jià)值及其在編寫志書中的利用率。按照一般的說法，資料在志書中的利用率為10%左右。也就是說，我們要寫一部30～50萬字的志書，要準(zhǔn)備400萬字左右的資料。當(dāng)然這個(gè)數(shù)字并不是一個(gè)嚴(yán)格的規(guī)定。我們所搜集到的資料中，不乏那些事件完整、情節(jié)動(dòng)人、故事性很強(qiáng)的資料。如果我們不是從編志出發(fā)，是完全可以發(fā)揮一番，寫出一些精彩的其他形式的文章來的?？墒俏覀兪蔷帉懼緯?，就必須考慮到志書本身的需要。胡喬木同志在全國第一次地方志工作會(huì)議上，曾在講到提高志書質(zhì)量時(shí)講，要做到“一句話不多，一句話不少”。筆者認(rèn)為，對(duì)于編寫有實(shí)用價(jià)值的資料，要盡可能的利用起來；而對(duì)那些對(duì)編寫無大實(shí)用價(jià)值的資料，則必須忍痛割愛，不要枉費(fèi)精力。

志書基本上是資料的科學(xué)性排比，從資料的排比中體現(xiàn)事物發(fā)展的規(guī)律性。新志書絕不是事物表面現(xiàn)象的羅列，而是要選擇使用那些能夠彰明因果、反映事物本質(zhì)的資料。只有這類資料才能正確反映歷史和現(xiàn)實(shí)的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，為人們提供借鑒，具有較高的實(shí)用價(jià)值。因此，我們必須在志稿編纂過程中對(duì)入志資料進(jìn)行精確的選用。

1.選用具體確鑿和反映事物本質(zhì)的資料。材料要記載得詳悉，對(duì)事件的基本要素應(yīng)交代齊全，盡可能地具體確鑿，切忌籠統(tǒng)、空泛。反映事物本質(zhì)的資料是關(guān)鍵性的資料，沒有它，就不足以說明事物的性質(zhì)、本質(zhì)。如在編寫人物時(shí)，要抓住人物的主要事跡，選取那些真實(shí)的情節(jié)，不能泛泛而談。

2.選用反映事物規(guī)律的資料。志書要反映事物規(guī)律，關(guān)鍵在于精確選用能夠反映事物規(guī)律的資料進(jìn)行科學(xué)的排比，圍繞著事物發(fā)展的主要矛盾，選取體現(xiàn)事物發(fā)展規(guī)律的一系列資料，從而顯示了這一事物的始末、盛衰、得失，又體現(xiàn)了發(fā)展變化的規(guī)律。如人口志中人口出生率的變化，就是與人們生育觀念的不斷轉(zhuǎn)變，呈現(xiàn)出不斷下降的趨勢。

3.選用反映時(shí)代特征和反映行業(yè)特點(diǎn)的資料。二輪修志，主要反映改革開放成就，部門專業(yè)志應(yīng)從自己的方位、角度精選資料，反映時(shí)代特點(diǎn)。反映時(shí)代特色不能用說教的方式，渲染的方法，而應(yīng)用客觀的真實(shí)資料說話。因此，科學(xué)地選用資料具有特別的重要意義。同樣每一行業(yè)都有其獨(dú)特的地方，到底特點(diǎn)是什么，需要我們編寫者去挖掘。其實(shí)，地方特點(diǎn)不能僅從某事物的有與無、多與少、大與小、優(yōu)與劣來判斷，它主要表現(xiàn)出共性中的個(gè)性、一般中的特殊。反映行業(yè)特點(diǎn)的資料能夠體現(xiàn)本行業(yè)的特色，全面反映本地的長處與短處、優(yōu)勢與劣勢，從而為制訂發(fā)展本地戰(zhàn)略規(guī)劃，揚(yáng)長避短，提供依據(jù)。如果不是從這一觀點(diǎn)出發(fā)，就會(huì)適得其反。如工會(huì)志就應(yīng)當(dāng)反映工會(huì)工作的發(fā)展歷程，人口志就應(yīng)當(dāng)反映人口的發(fā)展規(guī)律和計(jì)劃生育工作的發(fā)展歷程。

4.選用典型資料和恰當(dāng)?shù)谋尘百Y料。要把一部部門專業(yè)志書寫好，僅僅靠檔案資料是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。要把行業(yè)的歷史真實(shí)、準(zhǔn)確而生動(dòng)的寫進(jìn)續(xù)修志書之中，就一定要深入進(jìn)行實(shí)地考察，進(jìn)行親自采訪，獲取更多的資料。只有編寫者把各種典型資料裝進(jìn)腦海之中，才能真正看到一個(gè)地方或者一個(gè)行業(yè)部門改革開放以來所發(fā)生的巨大變化有具體而真切的認(rèn)識(shí)，了然于胸。新編志書要求我們應(yīng)選取最有代表性的人和事，把那些呆板的、機(jī)械的史料精選提煉，賦予生命。否則，有聞必錄，記流水帳的志書，看似宏富詳備，實(shí)則缺乏生機(jī)。確實(shí)具有代表性的堪稱典型性的資料選用得好，不僅可以說明一般情況，而且還能增加志書的鮮明性，給人留下深刻的印象。背景資料是為主題資料服務(wù)的，背景資料不可沒有，否則主題資料表述的事物就不明確。但是，背景資料入志時(shí)，只要交待清楚就可以了，決不可喧賓奪主。

總之，選用資料貴在“精”字。為了確保資料的真實(shí)性、可靠性，我們即使在初稿形成之后，也要對(duì)資料進(jìn)行必要的“剪裁”。否則，如以個(gè)人之偏愛，認(rèn)為資料來之不易而不忍有所舍棄，那勢必會(huì)造成浮材雜集、枝蔓叢生。編纂志稿，不僅要在文字上精雕細(xì)刻，在體例上力求完善，更要著力對(duì)資料進(jìn)行精確的考證和精選，使之成為科學(xué)的資料性著述，真實(shí)地反映事物的興衰起伏，彰明因果，體現(xiàn)發(fā)展規(guī)律，反映時(shí)代特色和地方特點(diǎn)。